TUGAS 2 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 04 (EKMA 4434)

1. Apakah yang dimaksud dengan pengembangan sistem ?

Yang dimaksud dengan pengembangan sistem informasi adalah menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

2. Mengapa perlu pengembangan sistem ? Jelaskan !

Ada 3 alasan mengapa diperlukannya pengembangan sistem informasi dalam suatu perusahaan :
1. Adanya masalah-masalah yang timbul dari sistem yang lama.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan dalam berbagai hal.
3. Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan dari pemerintah.

3. Kriteria apa yang harus dipenuhi sistem sehingga dapat dikatakan layak ?

- Kinerja : bagaimana kinerja system yang baru bekerja, apakah kinerjanya lebih baik atau tidak.
- Kualitas informasi yang disajikan : kualitas yang disajikan dalam sistem yang baru harus lebih baik daripada sistem yang lama.
- Keuntungan : dalah hal ini maksudnya adalah dalam pengembangan system apakah ada penurunan biaya atau tidak.
- Kontrol : bagaimana pengendalian yang dapat dilakukan dengan system yang baru,apakah sudah sesuai atau tidak.
- Efisiensi : didalam suatu sistem yang baru diharapkan efisiensi yang bisa menghemat waktu dan lebih cepat.
- Pelayanan : system yang baru diharapkan dapat memberikan pelayanan yang baik dibandingkan dengan system yang lama.

4. Apa saja prinsip dalam pengembangan sistem yang harus diperhatikan ?

Didalam pengembangan system informasi terdapat beberapa prinsip , diantaranya :
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik.
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem.
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut.
6. Jangan takut membatalkan proyek.
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.

5. Jelaskan  langkah-langkah pada siklus hidup pengembangan sistem ?

Langkah-Langkah Siklus Pengembangan Sistem

            Bila dalam operasi sistem yang sudah dikembangkan terdapat masalah yang tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka sistem tersebut memerlukan pengembangan. Untuk mengembangankan suatu sistem terdapat 6 langkah yang perlu dilaksanakan, berikut langkah-langkah pengembangkan sistem:

1. Perencanaan Sistem

Dalam fase perencanaan sistem :

• Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi.
• Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan.
• Sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana disediakan untuk mendukung pengembangan sistem.

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam perencanaan sebuah system:

• faktor-faktor kelayakan yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan,
• faktor-faktor strategis yang berkaitan dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi.

            Dalam perencaan, terdapat beberapa kriteria-kriteria kelayakan yang harus dipenuhi/diperhatikan, berikut kriteria-kriteria kelayakan:

• Kelayakan teknis: untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang ada atau apakah teknologi yang baru dibutuhkan.
• Kelayakan ekonomis: untuk melihat apakah dana yang tersedia cukup untuk mendukung estimasi biaya untuk sistem yang diusulkan.
• Kelayakan legal: untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk melaksanakan kewajibannya secara legal.
• Kelayakan operasional: untuk melihat apakah prosedur dan keahlian pegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan atau apakah diperlukan penambahan/pengurangan prosedur dan keahlian.
• Kelayakan rencana: berarti bahwa sistem yang diusulkan harus telah beroperasi dalam waktu yang telah ditetapkan. Selain layak, proyek sistem yang diusulkan harus mendukung faktor-faktor strategis,seperti
• Produktivitas: mengukur jumlah output yang dihasilkan oleh input yang tersedia. Tujuan produktivitas adalah mengurangi atau menghilangkan biaya tambahan yang tidak berarti. Produktivitas ini dapat diukur dengan rasio antara biaya yang dikeluarkan dengan jumlah unit yang dihasilkan.
• Diferensiasi: mengukur bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkan produk atau pelayanan yang sangat berbeda dengan produk dan pelayanan dari saingannya. Diferensiasi dapat dicapai dengan meningkatkan kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebih cepat, dan biaya yang lebih rendah.
• Manajemen: melihat bagaimana sistem informasi menyediakan informasi untuk menolong manajer dalam merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan. Manajemen ini dapat dilihat dengan adanya laporanlaporan tentang efisiensi produktivitas setiap hari.

2. Analisis Sistem

Dalam fase analisis sistem:

• Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem; ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi.
• Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan analisis sistem.
• Laporan yang dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk membentuk suatu tim proyek sistem dan memulai fase analisis sistem.
• Tim proyek sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alasan untuk mengembangkan suatu sistem baru.
• Ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional sistem mewawancarai calon pemakai dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan kebutuhan pemakai.
• Beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan mungkin tidak diketahui secara penuh pada fase ini, jadi asumsi kritis dibuat untuk memungkinkan berlanjutnya siklus hidup pengembangan sistem.
• Pada akhir fase analisis sistem, laporan analisis sistem disiapkan. Laporan ini berisi penemuan-penemuan dan rekomendasi. Bila laporan ini disetujui, tim proyek sistem siap untuk memulai fase perancangan sistem secara umum. Bila laporan tidak disetujui, tim proyek sistem harus menjalankan analisis tambahan sampai semua peserta setuju.

3. Perancangan Sistem secara Umum/Konseptual

Dalam fase perancangan sistem:

• Harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan
• Harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan
• Harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer
• Harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masingmasing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simponan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern.

4. Evaluasi dan Seleksi Sistem

       Akhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untuk keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem. Jika tak satupun altenatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase perancangan sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semua altenatif akan dibuang. Biasanya, beberapa alternatif harus terbukti dapat dibenarkan, dan salah satunya dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaan akhir. Bila satu alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan rekomendasi untuk sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangan detailnya.

5. Fase Perancangan Sistem secara Detail/Fungsional

       Fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detail. Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output dan input direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format input baik untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Prosedur ditulis untuk membimbing pemakai dan pesonel operasi agar dapat bekerja dengan sistem yang sedang dikembangkan. Kendali-kendali yang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru dari macam-macam ancaman dan error ditentukan.

       Laporan ini akan berisis semua spesifikasi untuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu kesatuan. Laporan ini dapat juga dijadikan sebagai buku pedoman yang lengkap untuk merancang, membuat kode dan menguji system, instalasi peralatan, pelatihan, dan tugas-tugas implementasi lainnya.

       Tujuan dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk menemukan error dan kekurangan rancangan sebelum implementasi dimulai. Jika error dan kekurangan atau sesuatu yang hilang ditemukan sebelum implementasi sistem, sumber daya yang bernilai dapat diselamatkan dan kesalahan yang tidak diinginkan terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai dilaksanakan, perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan manajer sistem menandatangani laporan perancangan secara detail.

6. Implementasi Sistem dan Pemeliharaan Sistem

Pada fase implementasi sistem dan pemeliharaan sistem:

• sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi.
• Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru.
• laporan implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu rencana implementasi dalam bentuk Gant Chart atau Program and Evaluation Review Technique (PERT) Chart dan penjadwalan proyek dan teknik manajemen. Bagian kedua adalah laporan yang menerangkan tugas penting untuk melaksanakan implementasi sistem, seperti :
• pengembangan perangkat lunak
• Persiapan lokasi peletakkan sistem
• Instalasi peralatan yang digunakan
• Pengujian Sistem
• Pelatihan untuk para pemakai sistem
• Persiapan dokumentasi

6. Ada beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, apa saja

pendekatan tersebut, jelaskan.

Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu sebagai berikut ini :

1.           Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari metodologi yang digunakan)

Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan disystems life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan sistem akan berhasil bila mengikuti tahapan di systems life cycle. Akan tetapi sayangnya, didalam praktek, hal ini tidaklah cukup, karena pendekatan ini tidak memberikan pedoman lebih lanjut tentang bagaimana melakukan tahapan-tahapan tersebut dengan terinci karena pendekatan ini tidak dibekali dengan alat-alat dan teknik-teknik yang memadai. Sedangkan pendekatan terstruktur yang baru muncul sekitar awal tahun 1970-an pada dasarnya mencoba menyediakan kepada analis sistem tambahan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari systems life cycle. Karena sifat dari sistem informasi sekarang menjadi lebih kompleks, pendekatan klasik tidak cukup digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi yang sukses dan akan menimbulkan beberapa permasalahan.

2.           Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran yang akan dicapai)

Pendekatan sepotong (piecemeal approach) merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Pada pendekatan ini, kegiatan atau aplikasi yang dipilih, dikembangkan tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasiatau tanpa memperhatikan sasaran keseluruhan dari organisasi. Pendekatan in hanya memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja. Lain halnya dengan pendekatan sistem (systems approach) yang memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya. Pendekatan sistem ini juga menekankan pada pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi, tidak hanya menekankan pada sasaran dari sistem informasi itu saja.

3.            Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari sistem)

Pendekatan bawah naik (bottom-up approach) dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan klasik. Pendekatan bawah-naik bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti datanya. Pendekatan atas-turun (top-down approach) sebaliknya dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah dilakukannya analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol. Pendekatan atas-turun bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu, kemudian data yang perlu diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.

4.            Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandang dari cara mengembangkannya)

Pendekatan sistem-menyeluruh (total-system approach) merupakan pendekatan yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini kurang mengena untuk sistem yang komplek, karena akan menjadi sulit untuk dikembangkan. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan klasik. Pendekatan moduler (modular approach) berusaha memecah sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga sistem akan lebih mudah dipahami dan dikembangkan. Akibat lebih lanjut adalah sistem akan dapat dikembangkan tepat pada waktu yang telah direncanakan, mudah dipahami oleh pemakai sistem dan mudah untuk dipelihara. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur.

5.            Pendekatan lompatan-jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang dari teknologiyang akan digunakan)

Pendekatan lompatan-jauh (great loop approach) menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Perubahan ini banyak mengandung resiko, karena teknologi komputer begitu cepat berkembang dan untuk tahun-tahun mendatang sudah menjadi usang. Pendekatan ini juga terlalu mahal, karena memerlukan investasi seketika untuk semua teknologi yang digunakan dan pendekatan ini juga sulit untuk dikembangkan, karena terlalu komplek. Pendekatan berkembang (evolutionary approach) menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu dan akan terus dikembangkan untuk periode-periode berikutnya mengikuti kebutuhannya sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada. Pendekatan berkembang menyebabkan investasi tidak terlalu mahal dan dapat mengikuti perkembangan teknologi yang cepat, sehingga teknologi yang digunakan tidak cepat menjadi usang.

7. Peralatan apa saja yang dapat digunakan dalam mengembangkan

sistem ? Jelaskan.

Alat-alat yang digunakan biasanya berupa gambar atau diagram atau grafik.
Contohnya :
• HIPO diagram
• Data Flow diagram
• Structured chart
• SADT diagram
• Warnier/Orr diagram
• Jakson’s diagram

Diagram-diagram digunakan untuk mengambarkan suatu metode tertentu, ada beberapa grafik yang lebih bersifat umum, antara lain :
• Bagan untuk menggambarkan aktifitas (activity charting), seperti : bagan alir sistem, bagan alis program, bagan alir kertas kerja, bagan alir hubungan database, bagan alir proses, dan Gantt chart.
• Bagan untuk menggambarkan tataletak
• Bagan untuk menggambarkan hubungan personil, seperti : Bagan distribusi kerja dan bagan organisasi.

8. Sebutkan dan jelaskan metodologi-metodologi pengembangan sistem.

Metodologi Pengembangan Sistem

       Metode adalah suatu cara, teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi Pengembangan sistem berarti metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan kerangka pemikiran yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi.

Klasifikasi dari metodologi :

•  Functional decomposition methodologies

Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsistem-subsistem yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami, dirancang dan ditetapkan. Yang termasuk dalam kelompok metodologi ini adalah :

• HIPO (Hierarchy plus Input Process Output)
• Stepwise Refinement (SR) atau Iterative Stepwise Refinement (ISR)
• Information Hiding

2.   Data Oriented Methodologies

Metodologi ini menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses. Dikelompokkan ke dalam dua kelas, yaitu :

• Data flow oriented methodologies, sistem secara logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan antar fungsinya di dalam modul-modul di sistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :

• SADT (Structured Analysis and Design Techniques)
• Composite Design
• SSAD (Structured System Analysis and Design)

• b.      Data Structured oriented methodologies, Metodologi ini menekankan struktur dari input dan output di system,yang termasuk dalam metodologi ini adalah :

• JSD (Jackson’s System Development)
• W/O (Warnier/Orr)

3.   Prescriptive Methodologies

Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :

• ISDOS (Information System Design dan Optimization System), merupakan perangkat lunak yang dikembangkan di University of Michigan. Kegunaan dari ISDOS adalah mengotomatisasi proses pengembangan sistem informasi. ISDOS mempunyai dua komponen, yaitu :

• PSL (Program Statement Language), merupakan komponen utama dari ISDOS, yaitu suatu bahasa untuk mencatat kebutuhan pemakai dalam bentuk machine readable form. PSL dirancang sehingga output yang dihasilkannya dapat dianalisis oleh PSA.
• PSA (Program Statement Analyzer) merupakan paket perangkat lunak yang mirip dengan kamus data (data dictionary) dan digunakan untuk mengecek data yang dimasukkan, disimpan, dianalisis dan yang dihasilkan sebagai output laporan.

9. Teknik apa saja yang dapat digunakan dalam mengembangkan sistem ?

Jelaskan.

Teknik yang digunakan untuk pengembangan sistem antara lain :
• Teknik manajemen proyek, seperti CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique). Teknik ini digunakan untuk penjadualan proyek.
• Teknik menemukan fakta, yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Contohnya : Teknik wawancara, observasi, daftar pertanyaan, pengumpulan sampel.
• Teknik analisis biaya/manfaat
• Teknik inspeksi/walkthrought

10. Uraikan hal-hal yang bisa menjadi penyebab gagalnya pengembangan

sistem.

penyebab terjadinya kegagalan dalam pengembangan sistem :
1. Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem
2. Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai.
3. Kurang sempurnanya evaluasi kualitas dan analisis biaya.
4. Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan.
5. Penggunaan teknologi komputer dan perangkat lunak yang tidak direncanakan dan pemasangan teknologi tidak sesuai.
6. Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara.
7. Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik.